退職する際にお世話になった方々へご挨拶をしますが、中には直接会ってご挨拶出来ない人もいますよね。
このような場合はメールで退職のご挨拶をすることになるのですが、メールを送るタイミングが難しいつが良いのか悩んでいる人は少なくありません。
また、どのような内容でどんなふうに書いたら良いのかも悩みどころでしょう。
そこで、退職の挨拶メールを送るタイミングや内容と書き方のポイントや例文、メールを送る際のマナーを紹介します。
参考になれれば幸いです。
では本題に入りましょう。
退職の挨拶メールを送るタイミングはいつ？
会社を退職する際には、今までお世話になった皆さんに挨拶をしますよね。
本来であれば、一人一人に直接お会いしてお礼を述べるのが良いということはわかっていても、部署が違ったり営業所や支店が別々だったりすると、なかなか顔を合わせることが難しい人も出てきます。
このような場合に、メールで退職の挨拶をするのは失礼にならないのか心配してしている人も少なくありません。
でも安心してください。
近年では、メールを使って退職の挨拶をすることは珍しいことではなくなったようです。
基本的には、お世話になった社内の方々にはできるだけ口頭で挨拶するべきですが、どうしても会えない人にはメールでの退職挨拶で大丈夫です。
だから、今までお世話になったお礼と別れのご挨拶をきちんと伝えることで、良い印象を残しましょう。
それでは、退職の挨拶メールをどのタイミングで送ればいいのか紹介します。
実際退職することが決まっても、退職日を迎えるまでには時間があるのが一般的ですよね。
社外向けや社内向けでは、退職の挨拶メールの意味合いも違ってくるのでタイミングも違ってきますよ。
社外の場合
社外の場合の取引先などには、引き継ぎなどのやり取りをしなくてはいけません。
黙って突然いなくなるような無責任なことはできませんよね。
だから早めの２～３週間前には退職するということを確実に伝えましょう。
きちんと後任と引き継ぎする期間を設けることで、相手も安心することができるでしょう。
社内の場合
社内の場合は退職を報告するというより、お世話になった皆さんに「最後の挨拶」をするということになります。
だから、退職の挨拶メールは最終出社日に送るのが一般的です。
しかし、会社によっては１週間前にメールを送るのが慣例の場合もあるようです。
あなたの会社の暗黙のルールがある場合もあるので、今まで受け取った退職の挨拶メールを参考にするのが良いでしょう。
また、挨拶メールは業務に含まれないと見なす会社も多いので、メール作成や送信は勤務中ではなく定時が過ぎてからにしましょう。
退職の挨拶メールの書き方のポイント
退職の挨拶メールの書き方のポイントは次の２つです。
宛先
１人１人に送るのか、それとも複数人一斉で送るのかによって送信欄を使い分けましょう。
メールの内容
メールの内容は、退職理由には触れずに感謝を伝えるのみにしましょう。
社外の場合
できることなら、後任者と一緒に直接担当者に挨拶に行くのがベストです。
しかしそれができない場合の挨拶メールですから、退職日や後任者、引き継ぎ内容について明記することを忘れないようにしましょう。
後任者や引き継ぎについて何も書かれていない退職の挨拶メールは相手に不安を与えますよ。
件名は、「退職の挨拶」としましょう。
最後に、社外宛ての退職の挨拶メールには私用連絡先などは書かないようにしましょう。
転職先や退職理由などを書くこともNGです。
退職理由は、「一身上の都合」が基本です。
理由を細かく書かないことがビジネスメールでのルールです。
会社やあなたの信用を損ねる原因となりますから要注意です。
社内の場合
仕事でもプライベートでもあまり接点のない人には一斉メールで大丈夫です。
この場合には、一斉送信の一覧がわからない「Bcc」に送付先を入れましょうね。
件名は、「退職の挨拶」としましょう。
退職理由は、「一身上の都合」が基本です。
理由を細かく書かないことがビジネスメールでのルールです。
ただし、出産や結婚などのおめでたい理由での退職の場合は書いてもOKです。
仕事上で大変お世話になった人や、関わりの強かった人に対しては、必ず個別に送りましょう。
文面にもその人との思い出などを一文を入れることでグッと心がこもります。
送別会をしてもらい、記念品をもらったりした場合は、このメールにお礼の言葉を入れるのも忘れないでくださいね。
また、とても親しい間柄だとしても、退職の挨拶メールに会社の愚痴などを入れるのはNGです。
「立つ鳥跡を濁さず」ですね。
メールは削除しない限り、文書として残ってしまいます。
あなたはクリーンな印象でお別れをしましょう。
退職の挨拶メールの例文
退職の挨拶メールは具体的にどんな文面にしたらいいのか、社外・社内とそれぞれ紹介しますね。
社外の場合
・件名
退職のご挨拶 株式会社△△ 〇〇〇〇（あなたの名前）
・本文
株式会社◯◯◯ 営業部
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の 〇〇〇〇（あなたの名前）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、〇月〇日をもって株式会社△△を退職することになりました。
◯◯ 様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の 〇〇〇〇（後任者の名前）が務めさせていただきます。
後日改めて 〇〇〇〇（後任者の名前）がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と◯◯ 様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
社内の場合
・件名
退職のご挨拶 〇〇〇〇（あなたの名前）
・本文
〇〇部の皆様、お疲れ様です。
このたび一身上の都合により〇月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
業務を通して多くの方々と関わり、さまざまなことを学ばせていただきました。
壁にぶつかるたびに、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。
この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。
今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。（記載しなくても大丈夫）
メール：xxx@xxxxx
携帯：xxx－xxx－xxx
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
まとめ
退職を伝える挨拶メールで大切なのは、あなたが今までお世話になった方々への感謝の気持ちを文面に表すことです。
円満に退職することは、あなたがこれから新しい生活をおくるための必須条件ともいえます。
最後に明るく爽やかに挨拶をして、次へのステップとしましょう。