会社の忘年会の幹事を引き受けたら、ボーっとしていられませんね。
やるべき大切な仕事がたくさんあります。

まずはその中の一つ、忘年会の当日に上司にして頂く挨拶の依頼です。
そして、挨拶の順番を決め、スムーズに進行させなくてはいけません。

職場で幹事を任されたら、気楽にお酒を飲んでワイワイと楽しむいつもの忘年会ではないということです。

そこで、幹事から上司にお願いする忘年会の挨拶の依頼はメールでいいのか、依頼メール例文、挨拶の順番、進行していく上でのポイントについて紹介します。

参考に慣れれば幸いです。

では本題に入りましょう。

忘年会に幹事は上司に挨拶の依頼をメールでしていいの?

忘年会の挨拶を上司に依頼する場合は、忘年会の予定表を持って直接お願いするのがマナーです。

しかし役職の高い方たちは、打ち合わせや商談や出張など、忙しいので時間を作って頂くのも気がひけますよね。
そんな状況の場合は、気の利かない奴と思われる可能性もあるので、予定表を添付した上でメールを送るのが良いでしょう。

このとき、忘年会の挨拶のお願いとはいえ、ビジネスメールには違いないので文面などには注意しましょう。

挨拶の依頼メールの例文

依頼時のメールの例文を紹介します。

例文1

◯◯部 △△部長 殿

いつも、お世話になっております。

◯◯部 (部署)の◇◇です。

今年も残すところ後わずかとなり、忘年会の季節と相成りました。
早速ですが、◯◯部の忘年会の日程が下記の通り決定しましたのでご連絡致します。
ご多忙とは存じますが、是非ご出席いただきますようお願い申し上げます。

また重ねてのお願いで恐縮ですが、忘年会を盛り上げ社員の親睦を深めるため、△△殿に宴会にて一言ご挨拶を頂きたく存じます。
△△殿にご挨拶を頂くタイミングにつきましては、添付の予定表を御覧ください。

本来であれば直接お会いしてお願いするべきですが、ご多忙とのことでしたのでメールにてお願い申し上げます。

——–記———
忘年会のご案内
1:日時
2:場所
3:問い合わせ先

以上

◯◯部 (部署)◇◇

例文2

◯◯ 様
いつもお世話になっております。

(部署)の△△です。

早速ですが、忘年会の日時が12月◯日(△)◇時に決定いたしました。
公私ともにご多忙とは存じますが、ぜひご出席頂けますようお願い申しあげます。

重ねてのお願いで恐縮でございますが、社内の和を盛り上げ忘年会を一層意義のあるものとするため、◯◯様よりぜひ一言お言葉を頂戴できましたら幸いに存じます。
尚、勝手ながらご挨拶を頂くタイミングに関しましては添付の予定表をご覧いただけますでしょうか。

当日は私が進行を務めますので、何かご不明な点等ございましたらお声かけください。

本来であれば、直接お会いしてお願いすべきところですが、ご多忙中とのことでしたのでメールにてお願い申し上ます。

——–記———
忘年会のご案内
1:日時
2:場所
3:問い合わせ先

以上

(部署)△△

 

役職の高い方は、基本的に多忙です。
要件を手短に伝え、役職付の人に挨拶を頂くタイミングについては忘年会の予定表などに記載しておくことをおすすめします。

役職付の人は、忘年会の挨拶をアドリブで話しているわけではありません。
事前にどんな挨拶をすれば部下に喜んでもらえるのかと思案される方もいらっしゃいます。

このようなことからも、メールには必ず挨拶のタイミングを記載することを忘れないようにしましょう。

忘年会で幹事の押さえておくべき挨拶の順番は?

上司にメールする際、必ず挨拶のタイミングを記載しなくてはいけませんが、でもこれは忘年会に限ったことではありません

後々役に立つ挨拶の順番を紹介します。

一般的に宴会の挨拶は、次のような順番で構成されています。

1.開宴の挨拶幹事
2.はじめの挨拶(役職の一番高い人)
3.乾杯の音頭(役職の三番目に高い人)
4.締めの挨拶(役職の二番目に高い人)

開宴の挨拶(幹事)

開宴の挨拶は、幹事が忘年会の出席者が全員が揃い着席したことを確認し、開宴を告げる挨拶を行いましょう。

しかし挨拶といっても、長々お話しする必要はありません。

わかりやすく簡潔に話すのがポイントです。
簡単な自己紹介とともに宴会の開始を宣言します。

はじめの挨拶(役職の一番高い人)

はじめの挨拶は、お酒の入っていない状態で行われるので、宴会の挨拶の中で最も位置づけの高いものになるので、参加者の中で最も役職が高い人にお願いするのがマナーです。

このはじめの挨拶が長くなると、ビールの泡が消えて温くなったり、残念なことになってしまう可能性もあるので、事前に挨拶をお願いする際には、「5分程度でお願いします。」などと具体的に時間を伝えておきましょう。

乾杯の音頭(役職の三番目に高い人)

乾杯の音頭は、はじめの挨拶に続いて役職の一番高い人が行っても構わないのですが、やはり役職の三番目に高い人にお願いするのが良いでしょう。

例えば、
忘年会に社長、部長、課長が参加する場合は、役職が三番目に高い課長にも出番を作ることで課長を立てることも重要です。

この時もし、同じ役職の方が2人以上出席している場合は、その中で1番年上の方にお願いするのが無難です。

 

そして、挨拶をしていただく方からお心づけを頂いている場合には、乾杯の音頭の後、「役職が高い」順に紹介することを忘れないようにしましょうね。

締めの挨拶

締めの挨拶については、役職の二番目に高い人に1本締めや3本締めなどで、キッチリと締めてもらうのが良いでしょう。

 

忘年会で、挨拶を誰が行うかは、それぞれ部門や課によって異なる場合もあります。
初めて忘年会の幹事を担当するときは、事前に先輩社員や直属の上司に必ず相談することをおすすめします。

宴会の中でも重要な位置づけとなっている乾杯前の挨拶や締めの挨拶は、毎年同じ役職の人が担当する場合が多いです。
それまでの通例を上司に相談なしに、勝手に変更することはNGです。

 

そして、二次会の場を設ける場合は、次のお店の場所の誘導等をスムーズに進めるのも幹事のお仕事となります。

忘年会に幹事の進行で注意するポイント

一般的には、幹事に任命された人がその忘年会の司会を務めることになります。

忘年会の基本的な流れ

幹事の忘年会での進行は重要です。
しっかり基本的な流れを押さえておきましょう。

1.司会者(幹事)の自己紹介

2.開会挨拶

3.乾杯

4.歓談と会食
歓談と会食の時間を20~30分ほど取ったあたりで、参加者の様子と盛り上がりを見ながら、ゲームをスタートさせるのがポイントです。

5.余興(ゲーム)
ゲームは、皆で楽しめるものをいくつか準備しておきましょう。
だいたい1時間くらいを目安にします。

 

こちらの記事も参考にしてください。
会社の忘年会ゲーム準備が簡単で盛り上がるものは?おすすめの景品は?

6.閉会挨拶

注意事項

挨拶を行う人や乾杯の音頭を取る人の名前をきちんと把握し、間違いなく紹介することです。

そして、目上の方を紹介する場合には、敬語を使うことも忘れないでください。

進行の流れや言葉遣いなどに注意して、失礼のないように司会進行を行いましょう。

 

こちらの記事も参考にしてください。
忘年会で初めての幹事が挨拶で心がけることや順番と例文も紹介

まとめ

初めての幹事は気苦労も多く大変でしょう。
しかし、幹事として忘年会をやり遂げることで、自信がつき一回り大きく成長できることでしょう。

大きな達成感が待っています。
頑張ってください。