幹事から上司にお願いする忘年会の挨拶の依頼はメールでいいのか、依頼メール例文、挨拶の順番、進行していく上でのポイントについて紹介します。
会社の忘年会では、幹事の大切な仕事の一つに当日に上司にして頂く挨拶の依頼があります。
幹事は挨拶の順番を決めスムーズに進行させる責任もあるので、気楽にお酒を飲んでワイワイと楽しんでばかりではいらせませんよ。
忘年会に幹事は上司に挨拶の依頼をメールでしていいの？
出来る事なら、上司にはメールで簡単に挨拶依頼をしたいと思う人は多いでしょうが、
忘年会の挨拶を上司に依頼する場合は、忘年会の予定表を持って直接お願いするのがマナーなんです。
ただ、役職の高い方たちは打ち合わせや商談や出張などと、大変忙しいことも想像できて時間を作って頂くのも気が引けてしまうのも確かです。
そんな状況の中で、「忘年会の挨拶の件で・・・」なんて話しだしたら、気の利かない奴と思われる可能性もなきにしもあらずですよね。
そこで、
忘年会の予定表を添付した上でメールを送りましょう。
忘年会の挨拶のお願いとはいえ、ビジネスメールには違いないので文面などには注意しましょう。
挨拶依頼のメールの例文
依頼時のメールの例文を紹介しますね。
失礼のないようしっかり確認しましょう
●例文1
◯◯部 △△部長 殿
いつも、お世話になっております。
◯◯部 （部署）の◇◇です。
今年も残すところ後わずかとなり、忘年会の季節と相成りました。
早速ですが、◯◯部の忘年会の日程が下記の通り決定しましたのでご連絡致します。
ご多忙とは存じますが、是非ご出席いただきますようお願い申し上げます。
また重ねてのお願いで恐縮ですが、忘年会を盛り上げ社員の親睦を深めるため、△△殿に宴会にて一言ご挨拶を頂きたく存じます。
△△殿にご挨拶を頂くタイミングにつきましては、添付の予定表を御覧ください。
本来であれば直接お会いしてお願いするべきですが、ご多忙とのことでしたのでメールにてお願い申し上げます。
——–記———
忘年会のご案内
1：日時
2：場所
3：問い合わせ先
以上
◯◯部 （部署）◇◇
●例文2
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
（部署）の△△です。
早速ですが、忘年会の日時が12月◯日（△）◇時に決定いたしました。
公私ともにご多忙とは存じますが、ぜひご出席頂けますようお願い申しあげます。
重ねてのお願いで恐縮でございますが、社内の和を盛り上げ忘年会を一層意義のあるものとするため、◯◯様よりぜひ一言お言葉を頂戴できましたら幸いに存じます。
尚、勝手ながらご挨拶を頂くタイミングに関しましては添付の予定表をご覧いただけますでしょうか。
当日は私が進行を務めますので、何かご不明な点等ございましたらお声かけください。
本来であれば、直接お会いしてお願いすべきところですが、ご多忙中とのことでしたのでメールにてお願い申し上ます。
——–記———
忘年会のご案内
1：日時
2：場所
3：問い合わせ先
以上
（部署）△△
上司に挨拶の依頼する際のポイント
役職の高い方は基本的に多忙です。
要件を手短に伝え、役職付の人に挨拶を頂くタイミングについては忘年会の予定表などにしっかり記載しましょう。
役職付の人は、忘年会の挨拶をアドリブで話しているわけではありません。
事前にどんな挨拶をすれば部下に喜んでもらえるのかと思案される方もいらっしゃるんですよ。
このようなことからも、メールには必ず挨拶のタイミングを記載することを忘れないようにしましょう。
忘年会で幹事の押さえておくべき挨拶の順番
上司にメールする際、必ず挨拶のタイミングを記載しなくてはいけません。
でもこれは忘年会に限ったことではないということをおぼえておきましょうね。
後々役に立つ挨拶の順番を紹介しますので頭の中に入れておくようにしましょう。
一般的な宴会の挨拶の順番
一般的に宴会の挨拶は次のような順番で構成されています。
1. 開宴の挨拶（幹事）
2. はじめの挨拶（役職の一番高い人）
3. 乾杯の音頭（役職の三番目に高い人）
4. 締めの挨拶（役職の二番目に高い人）
【1.開宴の挨拶（幹事）】
開宴の挨拶は、幹事が忘年会の出席者が全員が揃い着席したことを確認して、開宴を告げる挨拶を行いましょう。
しかし挨拶といっても、長々お話しする必要はありません。
わかりやすく簡潔に話すのがポイントです。
簡単な自己紹介とともに宴会の開始を宣言します。
【2.はじめの挨拶（役職の一番高い人）】
はじめの挨拶は、お酒の入っていない状態で行われるので、宴会の挨拶の中で最も位置づけの高いものになります。
参加者の中で最も役職が高い人にお願いするのがマナーです。
はじめの挨拶が長くなるとビールの泡が消えて温くなったり、残念なことになってしまう可能性もあるので、事前に挨拶をお願いする際には、「5分程度でお願いします。」などと具体的に時間を伝えておきましょう。
【3.乾杯の音頭（役職の三番目に高い人）】
乾杯の音頭は、はじめの挨拶に続いて役職の一番高い人が行っても構わないのですが、やはり役職の三番目に高い人にお願いするのがベストです。
例えば、
忘年会に社長、部長、課長が参加する場合は、役職が三番目に高い課長にも出番を作ることで課長を立てることも重要です。
この時もし、同じ役職の方が2人以上出席している場合は、その中で1番年上の方にお願いするのが無難ですね。
■重要ポイント
挨拶をしていただく方からお心づけを頂いている場合には、乾杯の音頭の後参加している皆さんに「役職が高い」順に紹介することを忘れないようにしましょう。
【4.締めの挨拶】
締めの挨拶については、役職の二番目に高い人に1本締めや3本締めなどでキッチリと締めて頂きましょう。
ただし、忘年会で挨拶を誰が行うかは、それぞれ部門や課によって異なる場合もあります。
また、宴会の中でも重要な位置づけとなっている乾杯前の挨拶や締めの挨拶は、毎年同じ役職の人が担当する場合もあります。
それまでの通例を上司に相談なしに、勝手に変更することはNGです。
初めて忘年会の幹事を担当するときは、事前に先輩社員や直属の上司に必ず相談するようにしましょう。
■二次会の場を設ける場合
二次会の場を設ける場合は、次のお店の場所の誘導等をスムーズに進めるのも幹事のお仕事となります。
忘年会の幹事 進行のポイントと注意事項
一般的に、幹事に任命された人がその忘年会の司会を務めることになります。
基本的な流れを確認しておきましょう。
忘年会の基本的な流れ
1. 司会者（幹事）の自己紹介
2. 開会挨拶
3. 乾杯
4. 歓談と会食
歓談と会食の時間を20～30分ほど取ったあたりで、参加者の様子と盛り上がりを見ながら、ゲームをスタートさせるのがポイントです。
5. 余興（ゲーム）
ゲームは皆で楽しめるものをいくつか準備しておきましょう。
参考にしてくださいね。
⇒ 会社の忘年会ゲーム準備が簡単で盛り上がるものは？おすすめの景品は？
だいたい1時間くらいを目安にしましょう。
6. 閉会挨拶
注意事項
挨拶を行う人や乾杯の音頭を取る人の名前をきちんと把握し間違いなく紹介するのは基本中の基本ですよ。
目上の方を紹介する場合には、敬語を使うことも忘れないでくださいね。
進行の流れや言葉遣いなどに注意して、失礼のないように司会進行を行いましょう。
まとめ
初めての幹事は気苦労も多く大変でしょう。
しかし、幹事として忘年会をやり遂げることで、自信がつき一回り大きく成長できることでしょう。
⇒ 忘年会で初めての幹事が挨拶で心がけることや順番と例文も紹介
大きな達成感が待っていますので頑張ってください。