新入社員の歓迎会で幹事がすべき事前準備は時期と場所決めと案内文

新入社員の歓迎会に初めての幹事を任された場合、何から始めたらいいのか想像もつきませんよね。

何度か経験していても幹事は慣れないという人もいるくらいです。

そこで、新入社員の歓迎会で幹事がすべき事前準備の時期や場所決めのポイント、会費の相場、案内文の作成のポイントと文例を紹介します。

参考になれれば幸いです。

では本題に入りましょう。

新入社員の歓迎会 時期はいつ頃？

新入社員の歓迎会の実施の時期は会社によってまちまちで、少しづつ違ってきます。

入社後研修を行う場合

各部署で歓迎会を行う場合

大企業などでは入社後すぐに研修を行うことも多く、研修が終わるまでは正式配属部署で働きだすようになるのは、早くて２週間後、遅い場合では１ヶ月以上先ということもありえます。

このような各部署で歓迎会を行う場合は、研修が終わり部署の出勤するようになってから、２週間 ～ １か月以内に実施しましょう。

しかし各部署で歓迎会を行う際、４月は決算の直後でに部署によってはかなり忙しいところもあるので、仕事が落ち着いたGW明けに実施するのもしかたありませんね。

大体GWの前後と考えておきましょう

会社全体で歓迎会を行う場合

会社全体で新入社員の歓迎会を行う場合は、４月下旬頃などに実施することが多いようです。

入社後すぐに正式配属になる場合

入社式の後にすぐに正式配属部署で働き始める場合は、入社式後２週間 ～ １か月以内には歓迎会を実施しましょう。

新入社員の歓迎会は読んで字のごとく、「新入社員の方への歓迎の意味」を込めた食事会、飲み会なので、遅すぎては良くありません。
ぜひ、タイミングを逃さないようにしましょうね。

新入社員の歓迎会 実施日決め方のポイント

幹事の事前準備まず最初は、歓迎会実施日決めです。

日程が決まらないと先へ進めません。

また、たくさんの人に参加してもらうためにはできるだけ早く日程を決めて、予定を入れておいてもらう必要があるからです。

それでは実施日を決めるポイントを紹介します。

・新入社員の歓迎会ではありますが、まずは上司に都合の良い日をいくつかあげてもらいます。

・業務に支障のない日を何日か候補日とします。

・参加予定者にもれなく都合を聞きます。
ただ、全員の予定を確認したうえで候補日を絞るのは大変なので、当日の主役と（新入社員）と職場の上司など、絶対に参加してもらわなければならない人の予定をあらかじめ確認しておいて、候補となる日を選定したうえで参加予定者にもれなく都合を確認するのが良いですね。

基本は全員が参加出来るのが一番良いですが、それは中々難しいので、そこは割り切って一番人が集まれる日を実施日にしましょう。

新入社員の歓迎会 場所はどんな所がいい？

新入社員の歓迎会の実施日が決まったら次は場所決めです。

歓迎会にはお酒が付き物です。

お酒を飲むので皆さん車は使えないので、駅の近くが良いでしょう。

ただ、職場が駅から離れている場合は話が違ってきます。
「駅までどうやって行くんだ。」と不満の声が上がってしまいますよね。

このような場合は、送迎バス（行きは職場まで迎えに来て、帰りは駅まで送ってくれる）のあるところを選びましょう。
これで心置きなく飲んでもらえます。

日頃、職場で使っているお店を先輩に聞いてみたり、いつもとは違う場所をインターネットで調べるのも良いでしょう。
料理やお酒（飲み放題）など選べるメニューが豊富なお店を選べば間違いありません。

これといったお店を見つけたら、一度実際にお店に足を運んで下見しておけば、店内の雰囲気を確認でき安心です。

お店を決めたら早めに予約

お店が決まったら早めに予約を入れます。
人数が確定してからなどと言っていたら予約がすぐにいっぱいになってしまいますよ。

春は歓迎会の時期ですよ。

この時点では人数の確認ができていなくても大丈夫、予約を入れることはできますよ。
大体◯◯人くらいでと伝えておき、人数が確定したらあらためてお店に連絡を入れる方法を取りましょう。

予約時に日時と予算を伝えて、しっかりとお店の人と相談してください。

予算についてはもちろん、料理と飲み物込み（飲み放題）がおすすめです。

予算は飲み物込みで大体５，０００円ぐらいが相場です。
不安な場合は、先輩に相談してみると良いでしょう。

歓迎会の開始時間は、職場の業務終業時間と会場までの移動時間を考えて設定しましょう。
開始時間については、上司に相談すれば間違いありませんね。

新入社員歓迎会の案内文作成のポイントと文例

新入社員歓迎会の詳細（実施日・場所・参加費）が決定したら、案内文を作成し通知しましょう。

案内文の作成のポイント

案内文の作成のポイントは次のようになっています。

・開催日時

・会場場所（電話番号、所在地とアクセスマップ）

・出席、欠席の有無（出欠の返事の締め切り日）

・幹事の連絡先

・参加費と徴収日（会費は前日までに集金しておきましょう。）

新入社員歓迎会の案内文の文例

新入社員歓迎会の案内文のお知らせは、早ければ早いに越したことありません。
早めに声を掛けてなるべく多くの人に参加してもらえるようにしましょう。

遅くても１０日から１週間前までには全員にお伝えできるようにしましょう。

それでは例文を紹介します。

例文 その１．

各位

お疲れ様です。

この度、◯◯部では△名の新入社員を迎えることとなりました。

つきましては、新入社員△名の今後の活躍を期待し、心からの歓迎の意を込めて、下記のとおり歓迎会を開催いたします。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加ください。

なお出欠につきましては、会場準備の都合上、〇月〇日（〇曜）までに幹事宛にご連絡ください。
ご協力よろしくお願いいたします。

・日時　　◯月◯日（◯曜日）　　午後◯時〜

・場所　　△△△△△　（電話◯◯◯ー◯◯◯ー◯◯◯◯）

・住所（アクセスマップ）

・会費　　◯,０００円（会費は◯◯日までに徴収いたします）

・幹事　　☓☓　☓☓（内線◯◯◯番）

以上

★会費については、会社によってまちまちです。
新入社員分の会費は既存の社員が負担する職場もありますが、みんな平等に新入社員にも払ってもらう職場もあります。

先輩にそこのところをしっかりと聞き、後で困り慌てる事のないよう気をつけましょう。

例文 その２．

各位

お疲れ様です。◯◯部の△△です。

この度、当社では△△さんと☐☐さん、◇◇さんの３名を新入社員を迎えることとなりました。

つきましては、新入社員３名の今後の活躍を期待し、また心からの歓迎の意を込めて、下記のとおり歓迎会を開催致します。

公私ご多忙中のこととは存じますが、できる限り予定を調整していただき、ぜひご出席くださいますようにお願い致します。

なお勝手ではございますが、会場の準備の都合上、〇月〇日（〇曜）までに幹事☓☓宛に出欠のお返事をくださいますようよろしくお願い致します。

・日時　　　◯月◯日（◯曜日）　　午後◯時〜

・場所　　　△△△△△　（電話◯◯◯ー◯◯◯ー◯◯◯◯）

・住所（アクセスマップ）

・会費　　　男性 〇，０００円　　女性 △，０００円（会費は前日までに徴収いたします）

・幹事　　　☓☓　☓☓　　（内線◯◯◯番）

以上

まとめ

幹事を任されるのはとても大変な事です。
初めてであったならなおさらです。

こんな時は、中々経験できない勉強のチャンスをもらったと思って頑張りましょう。

幹事を受けてやり遂げた時の満足感はとても大きいですよ。

あなたにとって必ずプラスになるので、まずは事前準備を滞りなく済ませましょう。